Systemet består af en tavle, som I hænger i jeres mødelokale samt alt nødvendigt tilbehør.
I bruger tavlen til at planlægge og afholde jeres møder og det sikrer en effektiv, overskuelig og optimalt prioriteret afvikling af mødet.
I indkalder til mødet nøjagtigt som I plejer, med dagsorden, tidspunkt etc og når selve mødet starter, hjælper tavlen jer med at inddele mødet i en række strukturerede faser.
Her kan du se et uddrag fra instruktionsvideoen, der viser de vigtigste faser i mødet:
1: Indledning
Først får I aftalt start- og sluttidspunkt og emnet for mødet. Det står selvfølgelig i mødeindkaldelsen, men det er godt at få det genopfrisket på dagen.
Derefter aftaler I hvilke resultater dette møde skal skabe. Det sikrer fælles fokus og commitment.
Til sidst checker deltagerne ind, så vi ved, at alle mødedeltagerne har valgt aktivt at deltage i mødet.
2: Agenda
Nu laver og prioriterer i agendaen for mødet. Alle dagsordenpunkter kommer på tavlen og bliver inddelt i prioritet 1-3.
- Punkter vi SKAL nå på dette møde
- Punkter vi gerne vil nå på dette møde
- Punkter som vi tager, hvis vi har tid
Dermed bliver det klart for alle deltagere, hvad der er på agendaen og hvad der er vigtigst at nå.
3: Mødet starter
Deltagerne vælger det første dagsordenspunkt, flytter det til “Fokus” feltet på tavlen og begynder at behandle det. Det aktuelle dagsordenspunkt er dermed altid synligt for alle, hvilket gør det sværere at afvige fra agendaen.
4: Referat
Mens mødet kører fører deltagerne referatet sammen. Alle beslutninger skrives på tavlen med det samme, hvilket sikrer at man er enige om hvad man har besluttet.
Det betyder også, at referatet er klar straks efter mødet.
5: Mødeevaluering
De sidste 5 minutter af mødet bruger man på at evaluere mødet og aftale evt. opfølgning.